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Evénement en ligne : l’essentiel pour s’organiser

Avec l’évolution du débit d’Internet, le concept d’événement en ligne est devenu incontournable pour beaucoup d’entreprises. En 2020, ce concept est devenu une pratique courante, un outil qui a suivi la demande grandissante sur la satisfaction des visiteurs virtuels. Inventer, innover, surprendre… Tout est bon pour une entreprise afin d’attirer ou de se réinventer. Immersion sur l’essentiel de l’organisation d’événement virtuel.

Le contenu avant le contenant

Migrer vers le virtuel pour une organisation d’événement ne dépend pas uniquement sur la connaissance des supports technologiques. Comme pour les médias en ligne, le cœur de cette activité réside tout d’abord sur le contenu, l’idée, le concept. Il est ainsi capital de connaître les futures attentes des visiteurs.

De nombreux organisateurs d’événements en format physique ont pris la pandémie de Covid-19 en tant qu’opportunité au vu du nombre de cibles potentielles connectées. La sécurité du public visiteur, l’économie logistique et la fluidité des canaux de communication ont eu raison des efforts physiques dans l’organisation d’événement classique.

Ainsi le nombre de visiteurs disponibles peut considérablement augmenter et leur segmentation peut se faire naturellement suivant leur centre d’intérêt. Communiquer sur ses produits ou ses services aux visiteurs devient un dialogue permanent où la disponibilité devient maître-mot. De ce point de vue, le rôle du leader d’opinion et du communicant devient crucial.

Interaction exposant-visiteur

L’interaction entre l’exposant virtuel et le visiteur tend à être permanente et l’engagement de chacun devient un repère important pour boucler une vente. Il est conseillé pour l’exposant virtuel d’établir une liste exhaustive des offres afin d’éclairer rapidement le visiteur sur ses demandes. Ce dernier ne restera en effet pas longtemps sur une seule offre ou un seul exposant, dans le cas d’un salon virtuel. Certains visiteurs font par ailleurs partie du segment des internautes « surfeurs », qui n’ont pas d’objectif précis, sauf en cas de découverte au hasard d’une offre de produit ou de service précédemment mise en avant et bien appuyée en matière de communication.

Il est aussi important d’établir un plan de communication global mais également de privilégier les contacts ciblés en maintenant un dialogue permanent afin d’engager les visiteurs sur les offres qui les attirent. Mais il est à noter que mettre d’emblée tous les visiteurs sur la même longueur d’onde reste la première étape de ce processus de dialogue.

Le contenant compte également

Mettre les salons ou les stands virtuels en second plan serait une erreur, même si le contenu doit guider un événement en ligne. Leur look et leur facilité d’accès s’apparentent au travail physique apporté à une façade commerciale réelle. L’importance de la connaissance technologique et de la qualité de l’équipe technique délimitent la qualité du contenant. Les éléments identitaires de l’exposant pourraient ainsi se décliner à travers des couleurs, des visuels ou des facilités d’accès liées aux technologies des plateformes utilisées. Mais la fidélité à l’identité de l’événement reste capital pour orienter le visiteur.

Confort et disponibilité

En conclusion, ces points convergent sur un objectif sensé mettre le visiteur à l’aise pendant son expérience virtuelle : confort et disponibilité. Mettre un internaute à l’aise est un challenge quelle soit la plateforme utilisés. Son architecture doit refléter la clarté des offres, l’identité des exposants et la possibilité d’interactions doit être poussées à la limite des attentes. Ces actions nécessitent la performance technologique des plateformes d’événements virtuels.

La disponibilité des exposants doit également suivre cette performance technologique car le confort du visiteur devrait le projeter vers un dialogue presque permanent avec celui qui fait les offres pour boucler un acte d’achat.

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